この数ヶ月で在宅ワークが一気に加速し、WEB会議が当たり前になりました。
WEB会議は非常に便利で、筆者の実体験としても、オフラインでは今まで最大1日5名が限界だったアポイント数が、WEB会議に移行することで1日10名以上のアポを実行することができるようになり、生産性はかなり上がったと実感しています。
そんな筆者が実体験をもとに感じた、WEB会議を行う上で守って欲しいマナーをご紹介します。
WEB会議のマナー３選
イヤホンをつける
カフェや誰かが同じ空間にいる場合は必ずイヤホンをつけると思いますが、誰もいない空間でWEB会議を行う際にもイヤホンは必ずつけて実施することをお勧めします。
イヤホンをつけない、ということはスピーカー状態になり、相手が話した声がやまびこのようにまた相手の耳に入ってしまい、非常に話づらくなってしまいます。
私も何度か経験があり、自分が話した声を聴きながら話をするのは非常に難易度が高く、伝わっているかどうかも不安になります。
このタイミングで相手に相づちを打たれたり、話を振られても聞こえないので、変な間が生まれがちです。
「WEB会議 マナー」と検索しても、意外と取り上げられていないイヤホンの着用ですが、筆者がこれが最重要問題と感じております。
ミュートを上手く活用する
WEB会議システムには必ずミュート機能が備わっています。
WEB会議にすると、オフラインでの会議では気づかなかった些細な音に非常に敏感になります。
- マイクに触れた音
- 風の音
- キーボードを叩く時
- 外からの音
これらはWEB会議だからこを起こる事象です。
また厄介なのが、発信側はこれに気づけないという点です。
知らないうちに相手にストレスを与えないためにも、自分が発信する時以外は常にミュートにしておきましょう。
相づちはジェスチャーにする
WEB会議では、ネットワーク回線の問題などが理由で、相手とこちらとの音声の往来にタイムラグが発生することが多々あります。
そのため、こちらは全く気づかずしていた相づちが、相手が話しているタイミングで届くいてしまい、相手が話しづらい環境に陥ります。
WEB会議では、相づちは全てジェスチャーに変えて、OKサインやうなずくなどして、相づちの代用をしましょう。
WEB会議のマナーは最低限これだけ徹底すれば双方供にストレスなく会議が遂行できます。
次に、WEB会議がより良いものにさせるためにとるべき行動を３つご紹介します。
WEB会議を成功させる行動３選
３分前にスタンバイしておく
WEB会議は発行されたURLをクリックするだけで会議が始まるものではなく、メールアドレスの入力や、ニックネームの入力、「私はロボットではありません」の問いかけに対する簡単なパズルの回答など、何かと細かい設定に時間を有します。
そのため、これらの設定が上手くできないと、WEB会議に遅刻する羽目になります。
このような理由で相手の信頼を失わないためにも、WEB会議が始まる３分前にはスタンバイしておくよう行動しましょう。
最初に会議のゴールを話す
これはWEB会議だからというわけではありませんが、最初に会議のゴールを話すことは非常に大切です。
より良くするためには、今回のWEB会議で何を議論するのかをWEB会議システムのリンクを共有するタイミングと合わせて送りましょう。
相手にもじっくり考える時間が生まれるため、双方がその議題に関して熟考した上で会議が始まるという、非常に充実したWEB会議が可能になります。
事前にテストを行う
初めて使用するWEB会議ツールの場合は、必須です。
社内ではZoomを使っているが、クライアントからWherebyのリンクが送られてきたら、まずは「Whereby 使い方」などで検索し、使い方を必ず予習しておきましょう。
こちらからWEB会議システムのリンクを発行する場合には、そのシステムの使用方法などを詳しく説明してある記事や資料を、URLと併せてお送りする配慮も必要です。
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