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提案書の作り方

proposal

提案書とは、契約先が抱えている課題の解決に向けて作成される資料です。

自社または個人がどのような視点から提案して、契約先にどれくらい利益が出るのかをアピールすることが重要なポイントとなります。

提案書の作成は、契約先から信頼を得るための大事な資料の1つです。

なぜ提案書が必要なのか?

顧客に商品やサービスを説明する際に、口頭だけでは相手に伝わりません。

相手の理解を得るために、目に見える形として提案書の存在が必要となります。

また会社で1つの商品やサービスの購入を検討するときは、担当者以外に上席者も関係しますが、その関係者に対して説明する資料としてなくてはならないのです。

契約先の関係者を納得させるような提案書を作成できるかが大きなポイントです。

シンプルな提案書が良いのか?

シンプルで自社の強みが書かれている提案書も魅力的ですが、シンプルすぎて補足説明をしなければならない提案書は理想的とは言えません。

逆に不必要な情報が書かれている提案書も、何が伝えたいのかわからないと思われる場合があります。

ネット上にある提案書をそのまま使うのは論外ですが、相手に伝えるための構成として参考にするのはありです。

伝わる提案書の作り方

提案書を作るときに大切なことは、まず全体像のイメージを思い浮かべることがポイントです。

論文を書くときによく”起承転結”が大事ということを聞きますが、提案書も同じことが言えるので大まかなジャンル別に説明していきます。

●結論

まず相手が求めていることを集約して伝えます。

●問題提起

課題に対して分析し、その問題点が今後どのようになるかを伝えます。

●解決策

ここで自社または個人の提案です。どのようにして取り組んでいくのかを明確にします。

●信頼性

課題解決の事例や経験を相手に伝えることができれば、信頼性は高まります。

この4つのポイントを抑えた提案書を作成できれば、契約先にも納得してもらえるでしょう。

企画書との違いとは?

企画書と提案書は相手に伝える資料として似たような点がありますが、何が違うのでしょうか。

企画書は、自社製品の開発などを行う際の資料として作られることが多いです。

プロジェクトメンバーでの会議で企画書を作るというケースが多いように、社内で共有するための資料といえます。

まとめ

会社で扱う購買単価は高額なものが多いため、購入の検討に時間がかかったり、何度も打合せを重ねたりして、会社は不安を取り除こうとします。

提案書の存在も不安を取り除く要素の1つとして、重要な役割があります。

契約先を感動させるような提案書が作成できれば、今後の信頼関係にも繋がるでしょう。

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