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請求書に印鑑は必要か?

フリーランス(個人事業主)、法人問わず、請求書は取引を行う上では大切な書類のひとつですが、印鑑は必要なのでしょうか?

法的に請求書に印鑑は必要か?

結論から申し上げると、請求書に印鑑はあってもなくてもいいです。

ではなぜ、大手企業はじめ多くの企業では請求書に印鑑が必須のフローとして在り続けるのでしょうか?

これはその企業の慣習としか言いようがありません。

筆者の実体験ですが、ある会社では、印鑑を押した請求書のPDFデータをメールで送った後に、原本を郵送で送ってくれと依頼がきます。

請求書の原本とはそもそも何を指しているのか、考えさせられますね。

請求書に印鑑を押すメリットとデメリットを下記に洗い出してみました。

請求書に印鑑を押すメリット

  • 不正防止につながる
  • 押印者を限定することで、Wチェックができ、請求ミスを未然に防げる

請求書作成者と押印者を別の人が担当することで、最低でも二人が請求内容を確認することになるため、Wチェックが必然的に可能になるという意味ではメリットと言えます。

請求書に印鑑を押すデメリット

  • 登場人物が増えることで、時間がかかる。
  • 物理的に会社にいないといけなくなる。

当たり前ですが、登場人物が増える分、時間がかかります。また、テレワークなどを実施している場合、印鑑が手元にない場合、出社の必要性があり、無駄なコストがかかります。

請求書と印鑑の役割

印鑑がなくても請求書の法的効力は失われないということを前述しましたが、もう少し深掘りしたお話をすると、請求書がなくても取引は可能です。

ただし、実際の取引実績を証拠として残しておくことが必要です。

取引実績を証明するものとしては、領収証銀行の通帳などがあります。

ではなぜ、請求書と印鑑のセットが一般的に常識となっているのでしょうか?

それぞれの役割について解説していきます。

請求書の役割

請求書がなくても取引は成立するのであれば、わざわざ請求書を作成して送るという業務が減り、お互いに無駄な労力が省けることがベストですが、それでもほぼ全ての取引に請求書が必須になっているのには、慣習だからという理由以外にも訳があります。

請求書を発行することは、成果物に対する対価と、その税金の内訳を証明するものとして非常に重要です。

いつ・何に対しての請求をしたか、振り込み期日はいつまでに設定しているかを証明する大切な証拠になります。

印鑑の役割

一般的に印鑑はその所有者の確定的意思表示を書面で表す際に使用されます。

つまり、”この文章を作成(同意)したのは私です”という意思表示、証明として印鑑が使われています。

法的に云々という話とは別に、ほとんどの企業間取引に印鑑が登場するのは、意思表示の確認(証拠)として使用されていることが理解いただけたかと思います。

さいごに

現代社会ではネット上で署名や捺印ができるサービスも増えてきており、脱・印鑑を宣言する企業も少なくありません。

請求業務においても、”この請求書を作成したのは私です”という意思表示、証明ができるかどうかがポイントとなるため、その証明をクラウド上でできれば今までと何ら遜色ありません。

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