フリーランスやパートナーとの業務委託契約〜請求までに関わる煩雑な作業を一元管理できるのがフリーランスマネジメントシステムです。
海外では既に周知されてきておりますが、日本ではまだあまり認知されておりません。
今回はフリーランスマネジメントシステムの詳細についてご紹介します。
フリーランスマネジメントシステムとは
フリーランスマネジメントシステムは、その名の通り、フリーランスをマネジメント（管理）するシステムです。
企業のフリーランスを活用実績で見ると、全体の19％とまだまだ少ないですが、”今後活用を検討している”企業を含めると、全体の過半数にまで達します。
フリーランスの人口は2016年より1000万人を超え、経済規模も20兆円を上回ております。
このようにフリーランスの市場全体が広がっている大きな要因としては、働き方改革の影響による副業・兼業フリーランスの存在も大きく関わっていると言えます。
企業としても、これまでは雇用が当たり前の時代から、フリーランスと業務委託という形で、時間よりも成果物に対価を支払う形が合理的との意見もあります。
とは言え、業務委託などの外注を行うことにより、常に会社にいる社員とは異なり、物理的に管理を行うことが難しくなり、適切な管理を行わないと、管理コストが膨れ上がっていくことになります。
- プロジェクトやタスクの進捗管理
- 請求書のフォーマットや送付方法がバラバラ
- コミュニケーションコストがかかる
- 契約書や発注書・請求書の数が増える
例えば上記のような事務作業のために新たにアルバイトを雇ったりするのは本末転倒です。
フリーランスマネジメントシステムを導入する事で、フリーランスとの契約書締結〜プロジェクトの完了までの一連の取引の流れをクラウド上で一元管理できます。
フリーランスマネジメントシステムでできること
実際にはフリーランスマネジメントシステムにはどのような機能が備わっているのでしょか？
- ガバナンスの強化（NDAや下請法などの遵守）
- プロジェクトやタスクの進捗管理
- 契約書・発注書・請求書の作成や送付
- 契約書・発注書・請求書の一元管理
ガバナンスの強化（契約書未締結や下請法などの遵守）
フリーランスマネジメントシステム上で取引を行うことで、まずはフリーランスとの業務委託契約書の締結が必須となり、契約未締結状態での取引ができない設計となっており、まず第一に基本契約を行い、機密保持契約（NDA）や下請法を遵守することが可能です。
プロジェクトやタスクの進捗管理
プロジェクトの発足からプロジェクトに紐づくタスクの設定、担当者やフリーランスのアサインを行うことができ、発注書の自動生成や発送、納品管理や請求書の受け取り、管理までの一連の業務フローを一元管理できます。
契約書・発注書・請求書の作成や送付
フリーランスの数だけ契約書は必要になりますし、発注書や請求書は取引の数だけ発生します。
そのような書類をWordやExcelから作成する必要はなく、フリーランスマネジメントシステムにあるフォーマットを使用することで法務チェックの必要性もなくなります。
契約書・発注書・請求書の一元管理
書類の送付方法もフリーランスによってバラバラで、郵送やメール、LINEやSlackなど様々な送り方がある分、自社での管理が非常に煩雑化してしまいますが、フリーランスマネジメントシステムを利用することでそれら全ての書類がクラウド上で半永久的に一元管理が可能です。
フリーランスマネジメントシステムにより期待できる効果
- 業務フローの一元管理
- 契約書・発注書・請求書の徹底
- 管理コストの削減
業務フローの一元管理
業務フローの一元管理ができることで、ミスコミュニケーション等によりタスクが宙に浮くことがなく、必ず企業かフリーランスどちらかのアクション待ち状態となります。
その結果、タスクの所在が明確化できます。
契約書・発注書・請求書の徹底
多くの企業で契約書や発注書が未締結のまま取引が行われるケースが未だにあります。
既にフリーランスとの人間関係が構築できているからこそできる取引ですが、契約書は何かトラブルに陥った際に自社を守る最終防壁でもあります。
確かに、いちいち契約書を締結するのは面倒ですが、お互いに気持ちよく取引を行うためにも、契約書や発注書は取り交わす方が良いでしょう。
フリーランスマネジメントシステムを導入すると、これらの手続きが全てタスクの進捗管理の一環として組み込まれているため、契約書の締結漏れなどを確実に防げます。
管理コストの削減
フリーランスとの取引にかかる書類の管理に事務員を雇った場合は少なくとも毎月20万円前後のコストは発生するでしょう。
フリーランスマネジメントシステムを導入することで、事務員の人件費分は削減できます。
また事務員を雇っていない場合も、これらの書類を営業担当者や社長自らが行っているため、それぞれの作業時間が減ることにより、コストが削減できます。
フリーランスマネジメントシステムのimpro
弊社が提供している「impro」は今回ご紹介した機能を全て供えており、フリーランスとの取引に関わる面倒な作業を全て一任できます。
業務委託契約書や機密保持契約書の締結を始めるにも、これから弁護士に依頼して作成する必要はありません。
「impro」には上記契約書のフォーマットが全プランで備わっております。
現在は2ヶ月のトライアル導入を実施しておりますので、是非この機会にお申し込みください。
まずはお問い合わせいただき、弊社担当がサービスの説明から導入だけでなく、導入後のアフターフォローも行いますのでご安心ください。
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