お役立ち情報

請求管理業務について

請求管理とは

請求管理とは、具体的には請求から入金、消し込みまでを行う流れを指します。

大きく分けると、請求業務と代金の回収業務の二つに分けることができます。

取引先との条件によって異なりますが、成果物を納品した後や定期的無業務の場合には定期的に請求書を発行します。

その後、請求締め日に入金がされているかを確認し、入金伝票の作成、入金の消し込みという流れとなります。

請求業務

請求業務には、次の二つに分けることができます。

取引の都度、請求書を発行する都度請求と、一定期間の取引に対して行う締め請求です。

都度請求

都度請求とは一回の取引ごとに請求書を発送する請求方法です。成果物を納品する毎に相手に請求するもので、新規の取引先や、一度きりの取引になるような相手に対しては都度払いが一般的です。

締め請求

締め請求とは継続的に取引をしている取引先に用いられる請求方法です。

あらかじめ定めた期間(一般的には一ヶ月)の取引分を集計し、あらかじめ定めた請求日にまとめて請求書を発行します。

継続的かつ取引頻度の多い場合に、経理処理や入金チェックの手間が省けることからこの方法を用いられます。

請求書の発行

請求書を発行する際には、下記の項目はもれなく設けておきましょう。

  • 宛名
  • 自社情報
  • 請求管理番号
  • 請求日
  • 内訳
  • 振込先情報
  • 支払期日

※備考欄などに振込手数料の負担についても明記しておきましょう。

回収業務

請求書の発行が完了したら、実際に代金が入金されるまで確認が取れるまでは気を抜いてはいけません。

入金の確認

実際に入金されたら、まずは請求書に記載の請求額と相違がないかを確認しましょう。

もし金額が入金されていない場合や、実際の入金額と請求額とで相違がある場合はすぐに請求先の企業担当者へ確認しましょう。

現状確認を行った上で、差額を早急に振り込みいただくよう依頼しましょう。

入金伝票の作成と記帳

入金が確認できたら、入金伝票を作成し、記帳しましょう。

  • 入金日
  • 伝票番号
  • 取引先
  • 回収方法
  • 入金額

※ちなみにこの入金伝票は税務上必須ではありませんので、社内のルールに従い必要な場合は作成してください。

入金の消し込み

入金消し込みとは帳簿にある売掛金などの債権項目から実際の入金があった項目を消し込む作業のことを指します。

銀行の明細を見ながら、間違いがないか確認・消し込みを行います。

これらを徹底することで、回収漏れを防ぐ事につながります。

まとめ

請求管理といっても、請求書を作成して発送するだけではなく、実際に入金された金額と帳簿上の金額とが一致しているかを確認し入金の消し込みを行うまでの流れが請求管理業務です。

人の目だけで行うと、ヒューマンエラーは起こりがちです。

現在は多くの請求管理ツールが存在していますが、価格や網羅できる業務範囲もばらばらです。

実際に社内で必要な業務は請求管理だけなのか?

そもそも、請求書の項目に疑問を持った場合には、その取引がどういった取引だったかを確認する必要もあります。

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