納品書は、商品を取引先へ納入する際に提出する書類です。
特に決まった様式はなく、発注した通りに納品されているかどうかを確認する目的で発行します。
また、納品書を発行しておくことで、受注側と発注側のトラブル防止にもなります。
納品書について
納品書は、いつ何を納品したかを記録しておく書類で、円滑に取引を進めるために役立ちます。
これによって、発注側は発注書の内容通りに納品されたかどうかを確認することができます。
受注側からすれば、納品書は「これで約束通り取引をおこないました」と完了を証明する書類になります。
受注側は、当初発注側に提出した見積書の内容と照らし合わせておくことが大事です。
確認して保管しておくことで、のちに経理面で請求金額と納品金額があっているかチエックがしやすくなります。
納品書を書くにあたっての明記事項
納品書の書き方については、インターネット上でテンプレートを無料で利用できますが、概ね以下の5つが必須項目です。
- 書類作成者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容（以来の件名、商品の名称や数量）
- 取引金額（明細金額、合計金額）
- 書類の交付を受ける事業者の氏名、または名称（納品先）
その他、納品書について
納品書は請求書と兼ねて発行することがあります。
この場合、単なる納品書の必須項目に、支払期限と振込先を記載します。
先述の納品書は納品する物品に同封する方法の他にも、相手の了承が得られれば、PDFファイルにし、メールで送付する方法もあります。
納品書は、一般的に請求書の保管期限と同じ7年間保管が必要です。
納品書、請求書と受領書について
フリーランス（個人事業主）としてはじめて仕事をする場合、納品書と請求書、受領書の違いが今一つ理解できないこともあるようです。
多くの場合、納品書と受領書をセットにして商品に同封して取引先に送ります。
取引先は納品書で商品を確認して、間違いがなければ受領書に確認印を押して返送します。（受領書が使用されていない取引もあります）
まとめ
商品や成果物取引先へ収める際に提出すのが納品書ですが、特に決まった様式はなく、発行義務もありません。
しかし、発注されたものが正確に取引先の手元に届いたという証明がなければ、仕事が完了したという証拠がありません。
納品書は軽く見られがちですが、受注側と発注側のトラブル防止のためには、なくてはならない書類といえます。
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