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発注書のトラブル

取引の際、見積書や請求書は発行しても、顧客から発注書を受領せず、口約束だけで済ませてしまうことは多いようです。

しかし、口約束だけだとまれに、「発注した覚えはない」といわれることもあります。

注文の内容、発注金額、希望納期などを確認しておくことが大事です。

発注書の目的

発注書の目的は、「注文する」という意思表示を受注者に明らかにするためのものです。

発注者と受注者の認識にずれがないかどうかを確認するために、発注書を作成します。

一般的に見積書を提出した後、正式に発注書を出します。

発注書には、社印を押印し、見積書と同様の内容(案件名・明細・備考・金額・発注日・納期など)を記載します。

発注書の明細にしっかりと業務内容や条件を記載しておくことが、後々のトラブルを防ぐことになります。

発注書のトラブルとは

  • 個数や商品の間違い
  • 発注書をFAXで送ると、他のFAXに埋もれていて未読のままだったり、FAX番号の間違いや未達が起こりうる
  • 納品後に、値引きを要求されることもあります。
  • 仕事を進める中で、こちらが想定していた範囲を超えるような要求が含まれていることもあります。

悪意はなくてもお互いの認識のズレからトラブルが生じ、双方の関係が悪化する場合もあります。

後々のトラブルを防ぐためにも発注書は確実にやりとりする必要があります。

発注書のトラブルをさけるには?

受発注システムで発注書を作成することで、発注書のトラブルをさけることができます。

受発注システムとは、受発注業務の効率化を促すシステムで、受注側と発注側で機能が分かれており、Web上で業務を行います。

受発注システムは、クラウド化が進み低コストで利用できるようになりました。

まとめ

発注トラブルは、取引先とのコミュニケーション不足によるケースがほとんどです。

発注業務は取引先との信頼関係の上に成り立っていますが、お互いに忙しいと、まず始めに行うべき発注書の段階で、トラブルが生じてしまうこともあります。

発注書の内容が、こちらが発注した内容と相違がないことを確認できれば安心です。

FAXで送っ他場合は、電話で確認をするなどして、念には念を入れることが大事です。

今まで何度かトラブルを経験したことがあるなら、受発注システムを取り入れることで、的確なコミュニケーションがとれ、トラブルも防ぐことができます。

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