請求書とは、商品やサービスを提供した際に、その対価を支払ってもらうために発行する書類です。
金額や取引内容、振込口座、振込手数料などを明記した請求書を発行すれば、取引先の支払い忘れの防止にもつながります。
しかし、電卓で計算した手書きの請求書は、請求漏れや金額や数量の間違えなどの人為的ミスを引き起こしやすい傾向があります。
手書きの請求書作成のメリットとデメリット
請求書を作成するメリットは経理手続きを円滑にし、支払もれなどを防ぐ役割があります。
また、確定申告などの際に支出の実態を証明することができます。
デメリットは、請求書をミスなく作成し郵送するという作業は、手間も時間も人件費もかかることです。
手書きの請求書でまれに生ずる人的ミスが、企業の信用にかかわることにもなりかねません。
請求書の電子化による業務効率化
請求書を電子化するには、パソコン上で請求書データをメールに添付して送る方法や、ソフトを使ってデータの作成から送信までをシステム上でおこなう方法などがあります。
紙ベースの請求書では、請求書を作成してから請求先に届くまでには日数がかかりますが、電子化された請求書だと一瞬のうちに届きます。
また、販売管理システムを活用すれば、仕入や在庫管理、納品書、請求書作成までの一連の取引を管理できます。
PDFの請求書は法的に有効なのか？
見積書や請求書などをPDFで送信することは、法的に有効です。
請求書を送る企業、送られる企業が共に、請求書は正式なものであるという認識があれば、紙ベースか電子ベースかは関係ありません。
かりに、企業に税務調査が入ったとしても、PDFなどの電子ベースで保存してあっても問題はありません。
請求書の電子化はどうすればいいの？
Web配信サービスを利用すれば、場所の制約を受けることなく請求書を取引先に届けることができます。
クラウドの請求書電子化システムは普及しており、クラウドシステムはすでに出来上がっているシステムなので、すぐに利用が可能です。
大規模な初期投資がかからず、運用が可能なため、企業が導入しやすくなっています。
まとめ
請求書といえば、まだまだ手書が重んじられる企業も多いようですが、着実に請求書の電子化は進んでいます。
紙ベースの請求書に比べ、電子化された請求書だと一瞬のうちに届きます。
コストの大幅削減にもつながるので、検討の余地がありそうです。
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